Guia Prático do Trabalho Remoto

Por viamaster
Guia Prático do Trabalho Remoto

Uma das grandes dificuldades da maioria das empresas que estão entrando na era digital ou que, até mesmo, já possuem um negócio digital é:

Como fazer uma gestão eficiente do trabalho remoto?

Se esta é uma DOR que você também possui na gestão dos seus times, então reserve alguns minutos para ler o que temos a compartilhar.

Neste post, vamos entender uma metodologia desenvolvida pela UTEI que tem sido adotada com sucesso por diferentes tipos de empresas. Ela é resultado de mais de 15 anos de experiências e validações reais do Engenheiro Helton Uchoa. A metodologia foi concebida para ser prática e simples, mas também possibilita a integração com plataformas de gestão de atividades e metas estratégicas para análises mais ricas (informações consolidadas) voltadas aos gestores. Será possível acompanhar diariamente as performances dos times.

A metodologia foi criada com base na integração de duas ferramentas. Um sistema de gestão de projetos e atividades e uma planilha para acompanhamento mais detalhado da jornada diária. Vamos entender, a seguir, cada uma das opções.

Planilha de Acompanhamento Diário

Para acessar esta planilha, você deve acessar a sua conta do Gmail e clicar no link a seguir:

http://url.utei.com.br/trabalhoremoto

Ao abrir a planilha indicada no link acima, você deve fazer uma cópia para a sua nuvem. Depois disso, você poderá fazer as modificações necessárias. O procedimento para fazer uma cópia para sua nuvem está indicado a seguir.

Clique no menu Arquivo e escolha a opção Fazer uma Cópia.

Vai aparecer um quadro para preencher o nome que você deseja. Este é o nome do arquivo que passará a ser de sua propriedade na sua nuvem do Google (GSuite). Depois de escolher o nome e confirmar, será aberto uma nova janela com a sua planilha na qual você terá total controle para modificar e compartilhar.

Ao abrir a planilha, você estará na primeira aba conforme a figura a seguir. Vamos entender como iniciar a sua utilização e quais os componentes principais (visão geral).

O campo Mês deve ser preenchido com o número do mês para o qual se pretende utilizar a planilha. Cada planilha deve se utilizada para gerenciar 1 mês. Antes de iniciar o mês seguinte, o líder do time deve criar a planilha do próximo mês.

O campo Data Início deve ser preenchido com a data do primeiro dia do mês que SEMPRE deve iniciar pelo dia 1. O campo Data Final será calculado automaticamente, não devendo ser alterado.

Existem 3 grupos de abas que serão explicados a seguir:

A aba Resumo é local onde serão inseridas as atividades que serão referenciadas por um código único em todas as demais áreas da planilha. Explicaremos mais detalhes sobre os preenchimento mais adiante.

A aba Consolidação apresenta uma visão geral dos trabalhos executados dia a dia. É uma matriz de esforço em horas por dia versus atividade. Esta visão tem sido bastante útil para os líderes de times. Esta aba é somente para consulta e NÃO se deve alterar os dados da mesma.

Todos os dias dos meses estão organizados em abas separadas. O colaborador utilizará cada dia para registrar as atividades e o esforço em horas de forma simples, indicando sempre o início e fim.

Como preencher a aba Resumo

A aba resumo serve para indicar cada uma das atividades a serem feitas pelos colaboradores. Alguns exemplos:

  • Desenvolver o componente Navegador da interface principal do sistema X.
  • Preparar o relatório técnico.
  • Preparar a proposta para o cliente Y.

Para preencher a atividade, basta indicar o título da mesma no campo Título:

No exemplo acima, as atividades receberam os códigos de 3.1 à 3.3. Estes códigos serão a referência para todas as outras partes da planilha. Depois disso, já é possível iniciar os registros diários, conforme descrito a seguir.

Como preencher a aba de registro diário

Os números nas abas indicam cada dia do mês. Para evitar que o colaborador preencha o dia errado, a planilha tem um alerta que aparece somente quando você entra na aba que não é o dia atual, conforme figura a seguir:

Acredite, este recurso de indicar o dia errado é muito importante para os colaboradores não errarem o dia no qual estão trabalhando. Principalmente para aqueles que trabalham em horários mais alternativos (madrugadas), perder a noção do tempo e do dia não é tão raro. 🤔

Se o colaborador estiver no dia correto, a aba vai abrir sem o alerta, conforme figura a seguir:

Para a planilha funcionar corretamente, o a coluna Cód. da Atividade sempre tem que ter algum código preenchido, por isso que o padrão é a primeira atividade do mês corrente (no caso do mês 3, a primeira atividade é a 3.1). O tempo só é contado para alguma atividade quando os intervalos são preenchidos. No exemplo a seguir, foram preenchidos 3 grupos de tempos, sendo 2 para a atividade 3.1 e 1 para a atividade 3.2. Nesta última, a tarefa contou com a colaboração de outra pessoa, por isso a última coluna foi preenchida com o nome Marcos.

O colaborador só deve preencher os dados de 4 colunas da região “azul”:

  • Cód. da Atividade
  • Horário Inicial
  • Horário Final
  • Descrição

Na parte inferior, é feita a consolidação automática por cada atividade.

Basicamente é este o processo que precisa ser feito diariamente.

A aba Consolidação

Esta aba é somente para consulta e permite uma visão geral da jornada mensal, conforme indicado na figura a seguir:

Aba Consolidação - Gestão de Trabalho Remoto

Plataforma de Gestão de Projetos e Processos (atividades)

Algumas empresas possuem uma plataforma para fazer a gestão de projetos e/ou processos. Neste caso, é possível integrar a planilha a alguns tipos de plataformas deste que seja possível construir um link direto para a tarefa. Nos clientes da UTEI, trabalhamos com uma plataforma para gerenciar projetos e processos cuja integração é feita da forma indicada a seguir.

No local em destaque (rosa), deve-se preencher o link que direciona para as tarefas específicas para possibilitar a geração automática do link.

Ao preencher o número da tarefa na coluna Tarefa, o link é gerado automaticamente na coluna Link de Acesso.

Com esta estratégia, é possível gerenciar remotamente uma equipe de muitos profissionais, pois o sistema de gerenciamento de projetos consolida as informações de todos os colaboradores. Ao clicar no link do exemplo (ambiente da UTEI), abre-se uma tela semelhante à indicada a seguir.

Considerações finais

A utilização das ferramentas indicadas neste post servem como um guia inicial para quem está com dificuldade de estabelecer uma forma eficiente para gestão remota de times. O modelo mais eficiente de gestão depende de cada caso. Uma das questões comuns sobre o horário de trabalho é:

Qual é o grau de liberdade que os colaboradores podem ter para fazerem seu próprio horário?

Caso haja necessidade de reuniões mais constantes do time ou a necessidade de atender os clientes num horário específico, então é importante estabelecer alguns limites no horário de trabalho. Se for possível a flexibilidade no horário, é importante o gestor focar na produtividade para avaliar se as rotinas estabelecidas pelos colaboradores estão dando resultado.

Se tiver alguma dúvida ou sugestão, deixe um comentário.


Contribuição

  • Autor: Helton Uchoa (consultor de inovação tecnológica e transformação digital da UTEI)