Guia Prático do Trabalho Remoto

Uma das grandes dificuldades da maioria das empresas que estão entrando na era digital ou que, até mesmo, já possuem um negócio digital é:

Como fazer uma gestão eficiente do trabalho remoto?

Se esta é uma DOR que você também possui na gestão dos seus times, então reserve alguns minutos para ler o que temos a compartilhar.

Neste post, vamos entender uma metodologia desenvolvida pela UTEI que tem sido adotada com sucesso por diferentes tipos de empresas. Ela é resultado de mais de 15 anos de experiências e validações reais do Engenheiro Helton Uchoa. A metodologia foi concebida para ser prática e simples, mas também possibilita a integração com plataformas de gestão de atividades e metas estratégicas para análises mais ricas (informações consolidadas) voltadas aos gestores. Será possível acompanhar diariamente as performances dos times.

A metodologia foi criada com base na integração de duas ferramentas. Um sistema de gestão de projetos e atividades e uma planilha para acompanhamento mais detalhado da jornada diária. Vamos entender, a seguir, cada uma das opções.

Planilha de Acompanhamento Diário

Para acessar esta planilha, você deve acessar a sua conta do Gmail e clicar no link a seguir:

http://url.utei.com.br/trabalhoremoto

Ao abrir a planilha indicada no link acima, você deve fazer uma cópia para a sua nuvem. Depois disso, você poderá fazer as modificações necessárias. O procedimento para fazer uma cópia para sua nuvem está indicado a seguir.

Clique no menu Arquivo e escolha a opção Fazer uma Cópia.

Vai aparecer um quadro para preencher o nome que você deseja. Este é o nome do arquivo que passará a ser de sua propriedade na sua nuvem do Google (GSuite). Depois de escolher o nome e confirmar, será aberto uma nova janela com a sua planilha na qual você terá total controle para modificar e compartilhar.

Ao abrir a planilha, você estará na primeira aba conforme a figura a seguir. Vamos entender como iniciar a sua utilização e quais os componentes principais (visão geral).

O campo Mês deve ser preenchido com o número do mês para o qual se pretende utilizar a planilha. Cada planilha deve se utilizada para gerenciar 1 mês. Antes de iniciar o mês seguinte, o líder do time deve criar a planilha do próximo mês.

O campo Data Início deve ser preenchido com a data do primeiro dia do mês que SEMPRE deve iniciar pelo dia 1. O campo Data Final será calculado automaticamente, não devendo ser alterado.

Existem 3 grupos de abas que serão explicados a seguir:

A aba Resumo é local onde serão inseridas as atividades que serão referenciadas por um código único em todas as demais áreas da planilha. Explicaremos mais detalhes sobre os preenchimento mais adiante.

A aba Consolidação apresenta uma visão geral dos trabalhos executados dia a dia. É uma matriz de esforço em horas por dia versus atividade. Esta visão tem sido bastante útil para os líderes de times. Esta aba é somente para consulta e NÃO se deve alterar os dados da mesma.

Todos os dias dos meses estão organizados em abas separadas. O colaborador utilizará cada dia para registrar as atividades e o esforço em horas de forma simples, indicando sempre o início e fim.

Como preencher a aba Resumo

A aba resumo serve para indicar cada uma das atividades a serem feitas pelos colaboradores. Alguns exemplos:

• Desenvolver o componente Navegador da interface principal do sistema X.
• Preparar o relatório técnico.
• Preparar a proposta para o cliente Y.

Para preencher a atividade, basta indicar o título da mesma no campo Título:

No exemplo acima, as atividades receberam os códigos de 3.1 à 3.3. Estes códigos serão a referência para todas as outras partes da planilha. Depois disso, já é possível iniciar os registros diários, conforme descrito a seguir.

Como preencher a aba de registro diário

Os números nas abas indicam cada dia do mês. Para evitar que o colaborador preencha o dia errado, a planilha tem um alerta que aparece somente quando você entra na aba que não é o dia atual, conforme figura a seguir:

Acredite, este recurso de indicar o dia errado é muito importante para os colaboradores não errarem o dia no qual estão trabalhando. Principalmente para aqueles que trabalham em horários mais alternativos (madrugadas), perder a noção do tempo e do dia não é tão raro. 🤔

Se o colaborador estiver no dia correto, a aba vai abrir sem o alerta, conforme figura a seguir:

Para a planilha funcionar corretamente, o a coluna Cód. da Atividade sempre tem que ter algum código preenchido, por isso que o padrão é a primeira atividade do mês corrente (no caso do mês 3, a primeira atividade é a 3.1). O tempo só é contado para alguma atividade quando os intervalos são preenchidos. No exemplo a seguir, foram preenchidos 3 grupos de tempos, sendo 2 para a atividade 3.1 e 1 para a atividade 3.2. Nesta última, a tarefa contou com a colaboração de outra pessoa, por isso a última coluna foi preenchida com o nome Marcos.

O colaborador só deve preencher os dados de 4 colunas da região “azul”:

• Cód. da Atividade
• Horário Inicial
• Horário Final
• Descrição

Na parte inferior, é feita a consolidação automática por cada atividade.

Basicamente é este o processo que precisa ser feito diariamente.

A aba Consolidação

Esta aba é somente para consulta e permite uma visão geral da jornada mensal, conforme indicado na figura a seguir:

Plataforma de Gestão de Projetos e Processos (atividades)

Algumas empresas possuem uma plataforma para fazer a gestão de projetos e/ou processos. Neste caso, é possível integrar a planilha a alguns tipos de plataformas deste que seja possível construir um link direto para a tarefa. Nos clientes da UTEI, trabalhamos com uma plataforma para gerenciar projetos e processos cuja integração é feita da forma indicada a seguir.

No local em destaque (rosa), deve-se preencher o link que direciona para as tarefas específicas para possibilitar a geração automática do link.

Ao preencher o número da tarefa na coluna Tarefa, o link é gerado automaticamente na coluna Link de Acesso.

Com esta estratégia, é possível gerenciar remotamente uma equipe de muitos profissionais, pois o sistema de gerenciamento de projetos consolida as informações de todos os colaboradores. Ao clicar no link do exemplo (ambiente da UTEI), abre-se uma tela semelhante à indicada a seguir.

Considerações finais

A utilização das ferramentas indicadas neste post servem como um guia inicial para quem está com dificuldade de estabelecer uma forma eficiente para gestão remota de times. O modelo mais eficiente de gestão depende de cada caso. Uma das questões comuns sobre o horário de trabalho é:

Qual é o grau de liberdade que os colaboradores podem ter para fazerem seu próprio horário?

Caso haja necessidade de reuniões mais constantes do time ou a necessidade de atender os clientes num horário específico, então é importante estabelecer alguns limites no horário de trabalho. Se for possível a flexibilidade no horário, é importante o gestor focar na produtividade para avaliar se as rotinas estabelecidas pelos colaboradores estão dando resultado.

Se tiver alguma dúvida ou sugestão, deixe um comentário.

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Contribuição

• Autor: Helton Uchoa (consultor de inovação tecnológica e transformação digital da UTEI)